Bez wątpienia Excel jest bardzo przydatnym narzędziem. Można przy jego pomocy tworzyć tabele, wykresy, wyliczenia, zestawienia, zaciągać dane z różnych źródeł, filtrować, porządkować i wiele więcej. Mimo setek funkcji, nie wszystko da się zrobić. Jednak wiele firm korzysta właśnie z niego. Powodem jest relatywna prostota, elastyczność i… brak alternatyw dla dedykowanych i specyficznych rozwiązań. Często właśnie ta specyfika daje firmie przewagę konkurencyjną, ale czy na pewno nie ma alternatyw? Istnieje wygodniejsze rozwiązanie! Stworzymy aplikację dla Twojej firmy, która nie tylko zastąpi Excela, zachowując unikalność rozwiązania, ale będzie oferowała o wiele więcej!
Do czego wykorzystuje się Excela?
Excel jest podstawowym programem dla wielu firm. To w nim tworzone są pliki dla różnych działów. Zestawienia zamówień, rozliczenia, kalkulatory ofertowe, cenniki ale też obsługa kadr – to niektóre z najczęściej wykonywanych w nim zadań. Z Excela korzystają firmy z różnych branż – transportowych, produkcyjnych, marketingowych, nieruchomości i wielu innych. W nim znajdują się często dokumenty, które pokazują procesy, strategie – całe know-how funkcjonowania firmy.
W Excelu tworzone są pliki dotyczące zarządzania pracownikami – urlopy, daty zwolnień lekarskich, warunki umowy. W dokumentach tego programu zapisuje się również informacje o klientach, na przykład tworzy się ich bazy, wartości zamówień, informacje o wystawionych/zapłaconych fakturach, stanie floty firmowej (w tym zużycia paliwa, przeglądów itd.), a nawet zapisywana jest historia kontaktów. Excel umożliwia tworzenie analiz i strategii, rozpisywania kolejnych kroków. Jest to więc narzędzie, z którego wiele firm korzysta po to, aby analizować, liczyć, zbierać dane.
To dobre rozwiązanie na samym początku – zanim firma mocniej się rozwinie. Excel pozwoli także zweryfikować, jakie dane przedsiębiorstwo ma potrzeby, jeśli chodzi o funkcjonalności systemu. Nie jest to jednak program doskonały i istnieje wiele problemów, które są związane z jego użytkowaniem. Mnóstwo firm je dostrzega, ale obawia się zmienić to narzędzie na inne – nie zna lepszej alternatywy lub obawia się przejścia na nowy system.
Dlaczego Excel nie jest idealny?
Jeżeli Excel jest używany w swojej najprostszej formie, bez zaawansowanych makr czy dodatków napisanych w Visual Basicu, które zabezpieczają przed „inwencją” użytkowników, z prostymi mechanizmami współdzielenia plików, to pojawiają się problemy.
Jednym z nich jest porządkowanie dokumentów – odpowiednie foldery, w których nikt nie może niczego przestawiać, aby był zachowany porządek. Ponadto utrudnieniem jest nadawanie uprawnień do plików. Zawsze trzeba robić to ręcznie – nie może być tak, że wszyscy pracownicy mają dostęp do każdego z nich, a więc jest to kwestia, której trzeba pilnować.
Następną trudnością jest ręczne wprowadzanie zmian w kilku plikach. Jeśli przykładowo zostanie złożone zamówienie, to konkretny pracownik musi wprowadzić to do Excela w różnych dokumentach, także dotyczących transportu i na przykład kontaktu z klientem. To wymaga wiele czasu i szybkiego działania, aby wszystkie informacje były zawsze aktualne. Oczywiście, można wykorzystywać makra i zaawansowane funkcje do tego, by te kwestie były znacznie łatwiejsze, ale to wymaga doskonałej znajomości Excela i opieki nad tym narzędziem kogoś wykwalifikowanego.
Excel nie ma dużych możliwości, jeśli chodzi o integrację z aplikacjami firmowymi. Automatyczne aktualizowanie danych między różnymi programami będzie znacznie utrudnione, jeśli wykorzystuje się Excel. Ponadto to narzędzie znacznie zwalnia, gdy jest dużo danych. Znalezienie konkretnych informacji wymaga filtrowania, arkusze z miesiąca na miesiąc robią się bardziej rozbudowane. A dedykowana aplikacja firmowa pozwala na dostęp do wyszukiwanych danych poprzez kilka kliknięć. Excel choć wyróżnia się wielością możliwości, to jednak jest ograniczony i rozbudowywanie go o kolejne opcje jest znacznie trudniejsze niż przy aplikacji dedykowanej.
Najważniejszą kwestią jest jednak bezpieczeństwo. W zwykłych plikach Excela są umieszczane wrażliwe dane, informacje, jakich nie powinno się nigdzie przekazywać dalej. Jeden nieautoryzowany dostęp może mocno zagrozić firmie – wykradanie baz klientów i ich danych, informacje o strategiach, budżetach, planach na następny rok. Te wszystkie dane są cenne i wiele firm już je straciło. W jaki sposób? Na przykład wtedy, gdy jeden z pracowników przeglądał i zmieniał dane podczas pracy w miejscu publicznym, np. w pociągu, kawiarni. Korzystał przy tym z publicznego WiFi (bez zabezpieczenia poprzez VPN). Tym sposobem niejednokrotnie wykradane były dane. Firmy traciły też informacje przez cyberataki – najbardziej szkodliwymi są ransomware. Wystarczy, że pracownik otworzy maila i pobierze plik z wirusem, który na przykład udaje plik od klienta, rachunek za energię etc., a wirus szyfruje wszystkie dane – cyberprzestępcy żądają wtedy okupu. Nie bez znaczenia jest łatwość kradzieży danych przez nieuczciwych pracowników.
Problematyczne jest również samo wdrożenie Excela. Używanie go do wielu działań wymaga dużej wiedzy na temat tego narzędzia i ostrożności – wpisanie błędnej formuły może bardzo dużo popsuć i znalezienie błędu nie jest szybkie oraz łatwe. Pracownicy, którzy będą wykonywać na nim trudniejsze operacje, wymagają szkoleń oraz umiejętności korzystania z konkretnych formuł, aby wszystkie dane były poprawne i odpowiednio obliczane. Oczywiście jest możliwość dodania różnych uprawnień, na przykład tylko wglądu do danych bez możliwości ich zmiany, czy opcje sugerowania. Jednak wtedy zawsze musi nad tym czuwać osoba, która zna funkcjonalności Excela, makra, wie jak wprowadzić zmiany i będzie tego dokonywała za pracowników różnych działów. To z kolei będzie opóźniało przekazywanie informacji.
Excel pozwala na wiele działań, jednak nie jest to narzędzie idealne, gdyż to do jego możliwości i funkcjonalności należy się dopasować. Dedykowana aplikacja jest natomiast dopasowywana do potrzeb danej firmy. Excel nie jest też w pełni bezpieczny, a więc nie powinno się w nim przechowywać wielu danych (szczególnie tych wrażliwych). Doskonałym rozwiązaniem będzie skorzystanie z oprogramowania, które pozwoli na więcej, działa szybciej i będzie przy tym bezpieczne.
Co zamiast Excela? Dedykowana aplikacja dla Firmy!
Zdecydowanie warto zamówić uszyty na miarę system dla firmy. Tworzenie dedykowanego oprogramowania to nasze zadanie – coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na to, by skorzystać z naszych usług. Co wyróżnia taki system?
- intuicyjność – wystarczy krótkie zapoznanie się z programem, aby wiedzieć w jaki sposób je obsługiwać;
- wielozadaniowość – system dla firmy będzie posiadał wszystkie funkcje, jakich potrzebujesz;
- bezpieczeństwo – nie ma możliwości dostępu do systemu bez danych uwierzytelniających, a tym samym nie można dostać się do informacji w systemie oraz zaszyfrować ich zdalnie. Nawet jeśli komputer zostanie zawirusowany, to do aplikacji będzie dostęp z innych urządzeń;
- możliwość dopasowania pod indywidualne potrzeby;
- klarowność danych oraz modułów systemu;
- dostęp wielu osób w tym samym czasie;
- możliwość dopasowania systemu dla różnych działów: marketingu, produkcji, transportu czy magazynu;
- automatyczne aktualizowanie – wprowadzanie zmian automatycznie odświeża się i jest widoczne dla wszystkich;
- różne uprawnienia – w zależności od stanowiska można nadać użytkownikom różne rodzaje dostępów;
- integracja z innymi systemami, np. ERP, PIM, CRM, CMS, mapami, WMS;
- możliwość istnienia systemu w formie aplikacji webowej z dostępem z przeglądarki, także na urządzeniach mobilnych z każdego miejsca na świecie;
To tylko część możliwości systemów dla firmy, jakie tworzymy - jest ich o wiele więcej. Chcesz zamienić Excel na program, który doskonale odpowiada potrzebom Twojego przedsiębiorstwa? Tworzenie aplikacji dla firm jest naszą pasją. Budujemy systemy, które pozwalają na sprawne zarządzanie przedsiębiorstwami, zbieranie informacji, obsługę procesów, integrację z innymi systemami i programami. Są intuicyjne, wygodne w użytkowaniu, ale przede wszystkim kompleksowe. Można z ich pomocą generować raporty i zestawienia w różnych formatach doc, xlsx, pdf i wielu innych. Powiedz nam czego potrzebujesz, a my stworzymy program, który spełni Twoje oczekiwania!
Tworzenie aplikacji dla firm – jakie są zalety?
Dedykowany system dla firmy wydaje się dużym wydatkiem, jednak jest to opłacalna inwestycja. Dlaczego? Przede wszystkim zastępuje wiele innych programów – wszystko może być w jednej aplikacji. Zestawienia, raporty, tabele, wyliczenia, harmonogramy, dane klientów i historia kontaktowania się oraz faktur – to tylko część opcji. Możliwe jest zbudowanie idealnego oprogramowania dla firmy produkcyjnej, transportowej, marketingowej, tworzymy też programy dla firm handlowych. Zastępują one nie tylko Excela, ale również wiele innych narzędzi, które kosztują i wymagają więcej czasu na obsługę lub szkolenie, które pozwala na sprawne wykorzystywanie tych aplikacji. Nasze rozwiązania dla firm, jak na przykład systemy CRM, systemy ofertowe, moduły serwisowe czy kokpity menadżerskie są kompletne i zawierają wszystkie funkcjonalności, jakich potrzebuje przedsiębiorstwo do wielu rodzajów zadań. Kolejnym atutem jest to, iż możliwe jest rozbudowywanie systemu o dodatkowe opcje. Kiedy firma się rozwija, poszerza działalność, to dodajemy moduły i nie trzeba korzystać z innych programów. Ważne jest to, że wybierając tworzone dedykowane oprogramowanie, otrzymujesz od nas wsparcie. Nasze aplikacje to wielość możliwości – stworzymy dla Ciebie system, którego potrzebujesz. Wdrożymy integracje z innymi programami i zadbamy o łatwość obsługi.
Zastanawiasz się czym zastąpić Excel? Nie wiesz, jak zarządzać procesami lub żadne rozwiązanie nie oferuje wszystkich funkcjonalności, jakich potrzebujesz? Zachęcamy do kontaktu! Stworzymy aplikację dla Twojej firmy, która zadba o obieg informacji, dokumentów, a jednocześnie będzie łatwa w obsłudze, bezpieczna oraz wielozadaniowa!
Masz pomysł? Porozmawiajmy
