Każdy rozwijający się biznes w pewnym momencie staje przed problemem mnożących się obowiązków i zadań do wykonania. W naturalny sposób pojawia się potrzebna zautomatyzowania oraz ułatwienia codziennej pracy, a zwłaszcza kontaktu z klientem, który jest przecież kluczowym elementem każdej działalności. Z pomocą przychodzą dedykowane narzędzia, które automatyzują pracę i niezwykle przyspieszają tworzenie ofert handlowych. Takie systemy ofertowe to ułatwienie dla pracowników, a także dla klienta – szybciej otrzymuje ofertę i jest ona zdecydowanie lepiej dopasowana do jego potrzeb.
Systemy ofertowe – jak to działa?
Systemy ofertowe mogą być integralną lub odrębną częścią platformy CRM. CRM z ang. Customer relationship management, to w dosłownym tłumaczeniu „Zarządzanie relacjami z klientami” i takie dokładnie jest jego zadanie. Jest narzędziem/platformą, która w znaczącym stopniu ułatwia tworzenie oraz zarządzanie ofertami handlowymi. Głównym jego zadaniem jest usprawnienie procesu kontaktu z klientami, a więc najważniejszego elementu działań każdego przedsiębiorstwa oferującego usługi czy też produkty. Klient jest tutaj najważniejszy, a co za tym idzie – ogromnie ważne staje się tworzenie bazy kontaktów i analiza statystyk.
Wdrożenie systemu ofertowego często bywa pierwszym etapem automatyzacji pracy w przedsiębiorstwie. Taki system może być osobnym narzędziem, które będzie wsparciem działu sprzedaży. Możliwa jest również integracja z systemem ERP. Z naszego doświadczenia wynika, że wprowadzenie sytemu ofertowego znacząco wpływa na poprawę jakości przygotowywanych ofert handlowych oraz usprawnienie pracy.
Oferta handlowa idealnie dopasowana do klienta – to może być proste!
Być może na początku działalności zwykły arkusz kalkulacyjny i szablony projektów spełniają swoją rolę, jednak szybko pojawia się potrzeba wprowadzenia bardziej zaawansowanego narzędzia. Wraz ze wzrostem zainteresowania usługami, przedsiębiorca chce ułatwić i przyspieszyć proces tworzenia dedykowanych ofert. Firma zdobywa doświadczenie oraz większą ilość klientów. Rośnie również ilość handlowców odpowiedzialnych za przygotowywanie ofert. Niezbędne staje się więc narzędzie które będzie – po pierwsze - pomocne w sprawdzaniu historii kontaktu z klientem, a po drugie ułatwi przygotowywanie profesjonalnych ofert handlowych, które będą spójne z wizerunkiem firmy.
Dużą zaletą korzystania z systemu ofertowania jest ułatwienie pracy w zespole. Handlowcy mają dostęp do danych na temat klientów i ich zamówień. Mogą szybko sprawdzić historię. Znika problem wyszukiwania potrzebnych dokumentów czy informacji. Przeglądanie maili sprzed kilku miesięcy, czy konkretnego pliku pośród setek innych? Z systemem ofertowym takie problemy nie mają miejsca.
Kolejną – naprawdę znaczącą! – zaletą posiadania systemu ofertowania jest możliwość szybkiego pozyskiwania informacji potrzebnych do stworzenia dedykowanej oferty. Taka platforma posiada wbudowane, elektroniczne katalogi produktów i cenniki. Handlowcy korzystając z nich mogą w krótkim czasie przygotować szczegółową ofertę, bez tracenia czasu na „ręczne” przeglądanie wszystkich tych danych.
Wniosek:
system ofertowy to droga do podniesienia jakości usług, skrócenia czasu tworzenia ofert handlowych, a więc i zwiększenie sprzedaży. Warto wdrożyć to rozwiązanie jak najszybciej.
system ofertowy to droga do podniesienia jakości usług, skrócenia czasu tworzenia ofert handlowych, a więc i zwiększenie sprzedaży. Warto wdrożyć to rozwiązanie jak najszybciej.
Profesjonalna oferta handlowa w krótkim czasie – Kreator
Kreator to narzędzie będące elementem systemu ofertowego. Handlowcy korzystają z niego, aby szybko tworzyć profesjonalne, dedykowane oferty. Taki kreator działa intuicyjnie, jest łatwy w obsłudze – nie potrzebna jest znajomość obsługi zaawansowanych narzędzi. Posiada predefiniowane layouty, inaczej mówiąc schematy, pozwalające na budowanie oferty krok po kroku. Wybierając takie gotowe komponenty, można tworzyć oferty dopasowane do konkretnego klienta. Dla przykładu, osoba korzystająca z usług po raz pierwszy otrzyma ofertę z przedstawieniem firmy i jej historii. Stały klient nie potrzebuje już tych informacji, można natomiast spersonalizować dla niego ofertę handlową dodając propozycję rabatu.
Wygoda i szybkość to niezaprzeczalne zalety korzystania z Kreatora. Dodatkowym atutem jest tworzenie spójnych wizualnie ofert przez wszystkich pracowników. Korzystają z tych samych komponentów/widoków. Dzięki temu każda oferta handlowa jest perfekcyjna pod względem jakości bez względu na osobę, która ją przygotowała.
System ofertowania – miej oko na wszystko co dzieje się w firmie
System nie tylko pomaga w przygotowywaniu ofert handlowych, ale także w zarządzaniu nimi. Na platformie dostępne są oferty przygotowane przez pracowników. Można je w wygodny sposób przeglądać, a następnie akceptować lub odrzucać. Po akceptacji, może zostać natychmiast wysłana do klienta.
Taka oferta jest w pełni dostosowana do przeglądania jej na komputerach czy telefonach. Format PDF daje możliwość szybkiego jej wydrukowania. Cała procedura nie tylko staje się szybka, ale także dużo wygodniejsza. Natomiast klient ma odczucie, że firma jest nowoczesna i profesjonalna, a to sprawia, że mocno rośnie szansa, że wybierze Twoje usługi.
Integracja z systemem ERP – korzystasz już z oprogramowania do zarządzania firmą? Połącz go z systemem ofertowym
Duże przedsiębiorstwa korzystają z systemów ERP, które służą do całościowego zarządzania firmą, m.in. do planowania działań, zapisywania historii działalności, obsługi księgowej, zarządzania magazynem. Nie wyklucza to wprowadzenia systemu ofertowego. Możliwa jest integracja z systemem ERP. Finalnie masz pełną kontrolę nad działalnością swojej firmy, w tym nad kontaktem z klientami. Wdrażany system ofertowy jest indywidualnie dopasowywany do możliwości oraz potrzeb klienta. Integracja z systemem ERP daje na przykład możliwość automatycznego konwertowania oferty na zamówienie, kiedy zostanie ona zaakceptowana przez klienta.
Możliwości w zakresie dostosowania systemu ofertowego do istniejącej już platformy są naprawdę duże. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by wprowadzić system jako osobne narzędzie. Często jest to bardzo pomocne w początkowych działaniach przedsiębiorstwa. Kiedy firma nabierze wiatru w żagle zwiększając sprzedaż, rozbudowuje infrastrukturę o kolejne, bardziej zaawansowane narzędzia, które ułatwiają codzienną pracę i umożliwiają dalszy rozwój działalności.
Kontakt z klientem za pomocą systemu ofertowania – jak to działa?
Jak to wygląda w praktyce? To naprawdę proste! Pracownik w dostępnej bazie sprawdza historię kontaktu z klientem. W ten sposób w zaledwie chwilkę dowiaduje się jak powinna wyglądać oferta i co powinno się w niej znaleźć. Korzystając z Kreatora buduje ofertę krok po kroku dodając kolejne komponenty. Następnie jest ona sprawdzana przez odpowiedzialną za to osobę. Można ją zaakceptować lub odrzucić. Po akceptacji dedykowana oferta automatycznie wysyłana jest do klienta. A teraz wyobraź sobie jak wyglądałoby to w przypadku tradycyjnej pracy! Trwałoby to znacznie dłużej, prawda?
Jest to przykład często wybieranego modelu działania systemu ofertowego. Warto pamiętać, że indywidualnie przygotowywana platforma jest dostosowywana do wymagań naszego klienta. Posiadamy w tym zakresie spore doświadczenie. Funkcjonalność systemu ofertowania jest zależna od potrzeb – decydując się na tworzony przez nas system, dopasujesz ją do własnej wizji, wybierając jakie funkcje będą dostępne. Z naszej strony możesz liczyć na pełne wsparcie i doradztwo.
Podsumowując, oto korzyści z wprowadzenia systemu ofertowego:
- Kontakt z klientem komfortowy dla obu stron – rośnie zadowolenie klientów, a praca handlowców staje się efektywniejsza.
- Łatwiejsza i wygodniejsza kontrola tworzonych ofert – przeglądasz, akceptujesz i odrzucasz oferty handlowe przed wysłaniem ich do klienta.
- Baza kontaktów w jednym miejscu – pracownicy szybko sprawdzają historię współpracy z konkretnymi klientami i dopasowują najlepsze rozwiązania.
- Narzędzia ułatwiają pracę – wygodny Kreator pozwala na szybkie tworzenie profesjonalnych ofert handlowych dopasowanych do konkretnego klienta.
- Unikasz stresowych sytuacji – dokumenty i kontakty są zapisane w jednym miejscu, dostępne dla wszystkich pracowników.
System ofertowy dla Twojej firmy – jak możemy pomóc
Chcesz wprowadzić nowoczesną platformę do zarządzania swoją firmą? Mamy doświadczenie w tworzeniu systemów ofertowych dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie korzystamy z gotowych rozwiązań! Tworzymy platformy, które są odpowiedzią na konkretne potrzeby. Otrzymujesz takie narzędzia, z których chcesz korzystać, a my aby Ci to umożliwić, korzystamy z najnowszych technologii – tworzymy niezawodny system, który jest szybki i co ważne, łatwy w obsłudze. Dowiedz się więcej o systemach dla firm na stronie Platformy CRM. Jeśli masz pytania, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy dopasować rozwiązanie, które będzie najlepsze dla Twojej działalności.
Masz pomysł? Porozmawiajmy
